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分析自己的時間運用,提升生活效率
2019-02-27

分析自己的時間運用,提升生活效率

庫夫曼當了二十一年校長,發現有個道理不僅能用在教育上,也適用於任何需要良心的辛苦領域。他認為很多人常常累壞了,由於校長是個職務「不清」的工作,需要「即興發揮」,新手校長總會覺得必須處理眼前的狀況。但問題在於,在一整天處理完各種狀況後,發覺忘了回覆一位想重教學生某個困難數學概念的老師。急迫的事常凌駕於重要的事,結果就是沒去做重要的事。

 

庫夫曼有二十年歷練,自認效率在平均之上。但二○一六年當上法明頓山市山坡小學的校長後,他明白自己面對了新的挑戰。這所學校有太多學生需要加強英文,庫夫曼希望有時間支持最好的老師,教導需要協助的老師,還想專注於提升學生表現,並不至於因校車誤點或水管破損等雜事分神。

 

為此,庫夫曼在二○一六年下旬參加了「校長山姆專業創新計畫」。該計畫旨在協助校長提升專業能力,核心概念是校長的時間特別寶貴。若說老師能影響班上二十五個學生,校長則可以影響全校,但前提在於知道怎麼使用自己的時間,才能妥善規畫,想出如何把時間用在自己最擅長的事上。當然後續還有一項困難工作,那就是每天追蹤,檢視自己是否有好好實行理想的目標。

 

庫夫曼自稱是「數據白癡」,並希望能得到這資訊。當他去校長山姆專業創新計畫總部進行初步了解後,一位黑衣人出現在山坡小學,週一到週五都跟著庫夫曼,觀察他如何處理校務,並以每五分鐘為單位鉅細靡遺記錄下來─包括喝水、吃點心等休息空檔。記錄員會跟著去學校餐廳,去開會,有些老師想留下好印象,拿很多事來找庫夫曼處理,他也在旁一一記錄。雖然庫夫曼有先跟教職員提過,但他們仍對整個流程好奇無比,有些人想請這位神祕記錄員一起聊聊,通常徒勞無功(他的職責是做好旁觀者)。

 

不久後,庫夫曼收到了數據,得知自己把三九.二%的時間花在「指導型帶領」,這是指教師與課程管理,通常是校長最有價值的時間利用方式。一般校長平均花費約三○%的時間在這裡,庫夫曼的表現已優於平均,但還不夠滿意。無論我們是否留意自己如何運用時間,時間都會一分一秒流逝,對小學校長來說也是如此。若庫夫曼沒有特別注意,他的時間很容易被其他雜事占掉,例如:別人能代勞的文書作業、時常回信,以及花太多時間巡視餐廳。

 

於是庫夫曼像景觀設計師看著空地一般,思考自己希望的時間是什麼樣子,並因此想出不少能多待在教室的方法。他設計出「教學禮拜二」,以那天指導老師如何教學。多數方法管用,少數方法失敗,不過每次都是一個學習經驗。他也指定幾個時段來給老師正面回饋。他坦承:「我不是很會給正面回饋的人。他們開玩笑地說,如果我說『不錯』,意思其實是『很好』。」但對於好表現的讚美的確很能鼓舞士氣。

 

在校長山姆專業創新計畫的指導下,庫夫曼設法每天騰出三十分鐘用於私人事務,例如:跟醫生掛號、打電話約住家維修的日子。他發現如果不指定一個時段,這些事務會被打散在其他時間裡,結果不是干擾到其他目標,就是被自己給忽略,因此造成工作與生活上的壓力(他原本只花一.四%的時間在所謂的「私人事務」,包括上廁所)。他也試著不為每分每秒都做好安排:「行事曆上需要留一些空白。有什麼事冒出來,就讓它冒出來吧!」

 

這些方法都很讚,不過在行事曆上留二十分鐘給某個老師正面回饋,這固然是好事,重點是要真的付諸實行。天有不測風雲,突發狀況總會出現,可是如果警報是在給回饋的那二十分鐘響起,並不會改變原本事情的重要性。善用時間意謂著把回饋調到之前為因應突發狀況所預留的時間。

 

在記錄員替庫夫曼記下時間用法後的六個月期間,他每天要跟一位被指派為「學校管理經理」的教職員會面(也就是這計畫裡的「山姆」)。他們一同檢視時間是否確實照計畫使用,如果前一天沒按計畫實行,則會設法了解原因,也會分析他為何沒去做某些只有自己能做的事。庫夫曼說:「我認為校長山姆專業創新計畫最好的一點在於,校長要為自己的時間負責。」而他的「山姆」一直要求在行程表上撥出時間去協助非常需要指導的老師,他們都同意這是當務之急,所以刻意排定更多時間。山姆也會提醒他不要做別人能代勞的事,例如:巡視餐廳。他們想出誰可以當「回覆代理人」,當家長為不需校方高層處理的事情來電時,由回覆代理人負責處理。庫夫曼說:「我在參加這計畫之前,簡直事必躬親。但是我無法事必躬親,也不該事必躬親。」

 

庫夫曼的成果很不錯,在二○一六年到二○一七年該學期的末尾,校長山姆專業創新計畫再次派員記錄他的時間運用,發現他把五一%的時間用在「指導型帶領」,這等於在過去一百個上課日裡,額外多出十二天用在重要事項上。老師們說庫夫曼提升了大家的教學狀況;學生們在全州數學測驗考到「精通」標準的比率增加了四.二%;閱讀測驗的表現同樣進步顯著。

 

這些都不容易,畢竟隨時留意時間比漠不關心來得困難,而且永無完成的一日。各種習慣(像是「教學禮拜二」)有助於自動做出好決定,但永遠需要調整。當有六名資深老師離職,校長就得花時間注意新老師的狀況。學校的日程安排會變,學生組成會變,所以確實有必要持續評估。

 

不過這份努力和紀律還能讓人意外頓悟。湯姆斯是希爾斯堡郡瑞迪克小學的校長,該校學生大多家境不好,他也找校長山姆專業創新計畫分析自己的時間運用,並發現:「這讓我的人生全面升級,而且在學校更有效率。」他大幅增加用在指導型帶領的時間,如今多半在下午四點半就離開學校,而且心裡知道自己做了些什麼。他知道明天有安排時間與一個擔心班上秩序的老師商談,因此能用放鬆的心情跟家人相處,可以好好上健身房。他安排每天的時間該怎麼花,然後知道實際上是怎麼花,於是清楚了解到:「我們真的做了很多事。你能確定你在做很好的事。」

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