公開行事曆,讓員工心甘情願「聽你的」
2017-11-17

公開行事,讓員工心甘情願「聽的」

對執行主管而言,行事曆手冊不只是用來管理個人行程的工具,站在管理者的角度,更是一項不可或缺的工具。

當我還是一個執行主管時,最喜歡用的是線圈裝訂的A5大小行事曆。

做為傳統型工具,這種筆記本最重要的特色,就在於「線圈裝訂」。因為線圈裝訂能夠以一百八十度的狀態攤開平放。我會攤開當週跨頁,將這本行事曆隨時放在辦公桌上。

當然,這本行事曆的內容只限於「被誰看到都沒關係」的工作行程。換句話說,這是一本為了「透明公開展示」而存在的行事曆。

上司的行事曆,基本上應該對部下公開。為了率領整個團隊做出成果,我會提醒自己盡可能將手上的情報與部屬共享。原因如下:

yes公開自己的行事曆手冊,提供正在蒐集資訊的部下可善加運用的「資源」。

yes以上述要點為前提,寫下「希望部下能看見」的情報,達到「提示管理」的作用。

執行主管的性質特殊,正好被夾在上司與部下之間。換句話說,一方面以部下的身分獲得上司分享的情報;另一方面則必須將上司與自己分享的情報,再分享給下一層的部屬。這正是執行主管的重要職責之一。

我在前著《執行主管的教科書》中,曾如此說明執行主管必須負起的中樞責任:

「從內容看來,所謂執行主管的職責可分成兩大類,不但必須執行第一線工作,同時也有機會參與預算或重要事項決策會議等管理階層的工作。換句話說,會同時接收到來自第一線與管理層級的資訊情報。」

這些資訊情報,對管理部下的工作意願有很大的影響。

「今年夏天要把主力放在A商品。」

「本季你的目標就是拿到○○件訂單。」

部下不是機器人,只給予上述指示,無法讓他們對你指派的工作心服口服,就有可能發揮不了原本應該發揮的力量。為了避免這點,必須採取以下兩種指示方法:

yes 告訴部下「為什麼」今年夏天的主力商品是A。

yes告訴部下「為什麼」本季需要拿到○○件訂單。

沒有說明「原因」的命令,無法提高部屬的工作意願也很可能導致他們使用錯誤的方法進行工作。為了避免這樣的狀況,只要與其分享工作的「原因」(為什麼),對部屬們來說,就是很寶貴的「資訊」。

過去的上司教會了我這件事的重要性。

雖然他是位如同魔鬼士官般嚴格的主管,卻能夠信任部下,將原本「不該讓部下知道的情報」與我們分享。

換句話說,即使只下令「今年夏天的主力商品就是要推A,這已經是上頭決定的事了!」也因為他在平時早已與我們分享,關於這項工作的種種資訊情報,身為部下的我們,立刻就能理解「推A為主力商品的原因」。

「啊,上次主管說過,開幹部會議時決定『今年夏天本公司的目標就是強打高額商品』,說到我們部門的高額商品非A莫屬,那麼只能推A為主力商品了。」

接到指示後,部下隨即能夠做出這種解釋,對上司交付的工作便能心服口服。

除此之外,上司與部下分享資訊也代表是對部下的信賴,「正因上司信任我們,所以才會提早告訴我們那些資訊。好!我也得努力工作報答他的信賴」。就像這樣,部下也會建立起對上司的信任。只要你信任部下,部下就會信任你。

在建立信賴關係時,「資訊情報」的分享占了重要的一席之地,這是我從親身體驗中學到的道理。反過來說,上司無法與部下共享資訊情報時,部下往往容易感到疏離,間接造成工作意願的低落。

我從過去主管身上學到的經驗,再經過自己的方式加以詮釋運用後,得出了這套「透明公開展示行事曆」的方法。

對部下大方出示自己的行事曆,透過這個做法強化「想將自己知道的資訊,盡可能與部下分享」的想法。

yes 部長等級才能出席的業務會議日期。

yes下一季預算計畫的推行日期。

yes來自總公司的新事業概要及相關執行日期。

行事曆手冊裡寫的,是不刻意提醒自己就難有機會與部下分享的情報,將這樣一本行事曆公開展示在部下面前,能讓他們理解「現在公司的狀況」。

當然,關於人事與考核等與個資及隱私有關的機密事項,就不能寫在這本行事曆裡了。

與團隊成員分享情報,能加強團隊成員的向心力,若想率領團隊共同努力拿出成果,分享情報是主管不可或缺的行動之一。請務必利用這個機會,站在執行主管的角度,大幅改造你的行事曆手冊。

延伸閱讀:微軟執行長讓員工心服口服的最大理由

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文章來源:為什麼一流主管都用跨頁週間行事曆?:做主管,行事曆要像指揮塔,讓團隊領導事半功倍

出版社:核果文化

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