好主管懂得資訊不只能「傳」,還能「達」
2017-12-04

在現代人的工作中,「電子郵件」促進了數位化的進展。

現代人已經太習慣使用電子郵件了,甚至沒有意識到它也是「數位工具」的一種。然而,執行主管若只因使用方便,而不去深入思考電子郵件的使用方式,那麼別說想要順利推動部屬的工作,甚至有可能造成他們失控的狀況。

對執行主管來說,電子郵件就像水一樣,既能載舟也能覆舟。

「○○那個案子,我不是寫E-mail跟你說星期一前要完成嗎?為什麼還沒有完成?怎麼回事?」

在這個案例中,因為自己工作繁忙,以為只要寄一封電子郵件就能放心交辦工作的上司,正在斥責因為看漏了信而沒有完成交辦事項的部下。這是現代職場上常見的一幕。

然而,真要論是非對錯,我認為錯應該出在上司身上。

對部下交辦工作時,要從「發出指示」到「確認完成」,這才是身為上司應該負的職責。因此,「傳達資訊」不能只有「傳」送,還要確認是否已送「達」。從這個觀點來看,「寄出電子郵件」只不過是將「資訊傳出」就停住了,還沒送「達」部下手中呢。

一樣米養百樣人,部下也有百百種。

如果是從小浸淫在數位環境中的年輕部下,只要傳一封電子郵件給他們,或許就能理解工作內容,完成符合上司期待的結果。我想,這類優秀的部下肯定還是有的。不過,一定也有無法正確讀取上司意圖,或是需要花很長一段時間才能理解的部屬。

此外,更有一種人是「以為自己看懂上司的指示,其實根本不明白」。這種部下不是囫圇吞棗、就是判讀錯誤,難保不會做出離目標相去甚遠的事,結果還是得靠上司出手修正工作軌道。

還有一種叛逆型的部下,他們的想法是「為什麼非得一味聽從上司指示不可,我可不想被他牽著鼻子走」。

部下在身心游刃有餘時,或許能夠從容不迫地讀懂上司指示的內容。然而,若是經常被業績追著跑,處在身心緊繃的狀態下,單方面來自上司的「數位溝通」,對他們來說就像一顆「未爆彈」。結果造成「雖然沒有反駁,但也沒有接受」的後果,不滿的氣氛「燜燒」蔓延至整個團隊,哪天可能就此引爆了。這種事我自己就實際體驗過無數次。

想挽救這種狀況,就要靠傳統類比型的方法來彌補。

 

比方說,我在團隊會議前,會先列印出之前發給所有人的交辦工作電郵,將其當作會議資料發給每個人。

絕對不希望產生誤會的地方,再用粉紅色螢光筆劃線作記號,或更進一步貼上附加說明的便條紙。一邊說明、一邊觀察每個人的表情,確定他們真的理解並心服口服……實際上,我一直如此執行。

遇到可能誤判指示內容的部屬,我還會另外一對一開會確認。

或許有人會說:「既然如此,一開始就不要發電子郵件,直接開會就好啦?」

不過,如果不留下文字紀錄,會議上討論的內容很容易引起「到底有沒有說過」的糾紛。這種時候,電子郵件就是一種「留下紀錄」的方法。

 

還有,「第一次接手的業務」、「責任重大的計畫」、「容易造成較大心理負擔的業績門檻」 ……這些對部下來說,都是難度較高的工作。為了提升士氣,在他們著手進行這類工作前,主管若能當面給予建議,比方直接對部下說一句:「有任何問題隨時都能來找我商量。」這對他們來說,一定能成為一劑強心針。

當然也有只要寄出電子郵件就能完成溝通的案例, 若就「 迅速、同時可進行複數指示、確實傳達」這些觀點來看,便利的電子郵件的確是職場上不可或缺的溝通工具。

最重要的是,上司是否確實明白數位溝通的優缺點各在哪裡。

理解之後,還要懂得因應狀況區分數位與類比工具,提醒自己學會「兩段式溝通」的技巧。目標是成為能兼顧數位與類比的「混合型主管」。

延伸閱讀:公開行事曆,讓員工心甘情願「聽你的」

「行銷」無非是設法讓顧客喜歡你

商品「賣不出去」與「賣得出去」的人差別在哪?

『學校沒教的事』如何與主管建立良好關係

 

 

文章來源:為什麼一流主管都用跨頁週間行事曆?:做主管,行事曆要像指揮塔,讓團隊領導事半功倍

出版社:核果文化

會員留言

請先登入會員才可留言 登入會員

尚無留言

MISS好康 more...

MISS❤禮讚 more...

購物 more...


Top